Kodėl jūsų popieriniai lapeliai nebegelbsti

Prisipažinkite – kiek kartų esate užsirašę užduotį ant geltonojo lipnuko, priklijavę jį prie monitoriaus, o po savaitės radę tą patį lipnuką po klaviatūra, jau nebeatsimenantys, kas ten buvo parašyta? Arba dar blogiau – kiek svarbių dalykų paprasčiausiai prasprūdo pro pirštus, nes jie liko užrašyti kažkuriame iš penkių skirtingų užrašų knygelių?

Šiuolaikinis gyvenimas verčia mus žongliruoti dešimtimis užduočių vienu metu. Darbas, šeima, asmeniniai projektai, pomėgiai – visa tai reikalauja dėmesio ir organizavimo. Tradiciniai metodai čia tiesiog nepajėgia. Bet žinote ką? Skaitmeninė užduočių dėžutė gali tapti jūsų supergebėjimu, jei tik išmoksite ja naudotis protingai.

Ne, tai nėra dar vienas straipsnis apie tai, kaip „tiesiog pradėti naudoti programėlę”. Čia kalbėsime apie tikrus, išbandytus metodus, kurie realiai veikia. Apie tai, kaip pakeisti chaosą į sistemą, kuri dirba už jus, o ne prieš jus.

Pirmasis žingsnis: pasirinkite įrankį, kuris netaps dar viena našta

Didžiausia klaida, kurią daro žmonės pradėdami organizuoti užduotis skaitmeniškai – jie pasirenka pernelyg sudėtingą įrankį. Matote tą naująją programą su šimtais funkcijų, integracijom ir galimybėm? Taip, ji atrodo įspūdingai. Bet ar tikrai jums reikia visų tų varpelių ir švilpukų?

Pradėkite nuo paprastos tiesos: geriausia sistema yra ta, kurią iš tikrųjų naudosite. Todėl rinkitės įrankį, kuris atitinka jūsų darbo stilių, o ne atvirkščiai. Jei esate vizualus žmogus – galbūt jums tiks Trello ar kitos lentelių tipo programos. Jei mėgstate sąrašus – Todoist ar Microsoft To Do bus kaip tik. Minimalistai džiaugsis Things ar Any.do paprastumu.

Štai keletas kriterijų, į kuriuos verta atsižvelgti:

Prieinamumas – ar galėsite pasiekti savo užduotis telefone, kompiuteryje, planšetėje? Sinchronizacija tarp įrenginių šiais laikais yra būtinybė, ne prabanga.

Greitis – ar galite pridėti naują užduotį per kelias sekundes? Jei procesas užtrunka ilgiau nei 10 sekundžių, tikėtina, kad nesinaudosite sistema kritiniais momentais.

Lankstumas – ar sistema leidžia organizuoti užduotis taip, kaip jums patogu? Projektai, žymos, prioritetai – kiekvienas iš mūsų mąsto skirtingai.

Ir štai jums praktinis patarimas: išbandykite 2-3 skirtingas programas bent po savaitę kiekvieną. Neapsispręskite iškart. Jūsų smegenys turi priprasti prie naujo įrankio, ir tai, kas atrodo nepatogu pirmą dieną, gali tapti antra prigimtimi po savaitės.

Metodas, kuris pakeičia žaidimo taisykles: smegenų ištuštinimas

Dabar pereikime prie pirmojo tikro metodo, kuris transformuos jūsų produktyvumą. Jis vadinamas „brain dump” arba, lietuviškai tariant, smegenų ištuštinimu. Skamba keistai? Galbūt. Bet veikia neįtikėtinai gerai.

Štai kaip tai veikia: bent kartą per savaitę (idealiu atveju – kiekvieną sekmadienio vakarą) skirkite 15-20 minučių tam, kad išrašytumėte absoliučiai viską, kas sukasi jūsų galvoje. Visas užduotis, idėjas, rūpesčius, planus. Nefiltruokite, neanalizuokite – tiesiog rašykite.

Kodėl tai taip svarbu? Mūsų smegenys nėra sukurtos laikyti informaciją – jos sukurtos ją apdoroti. Kiekvieną kartą, kai bandote atsiminti, kad reikia nusipirkti pieną arba paskambinti dantistui, jūsų protas naudoja energiją. Energiją, kurią galėtumėte skirti kūrybiniam darbui ar problemų sprendimui.

Kai viską išrašote į skaitmeninę užduočių dėžutę, nutinka magija – jūsų protas atsipalaiduoja. Jis žino, kad informacija saugiai saugoma ir bus prieinama tada, kai jos prireiks. Tai lyg atlaisvintumėte operatyviąją atmintį kompiuteryje.

Po smegenų ištuštinimo ateina antroji dalis – organizavimas. Bet ne iškart! Pirmiausia tiesiog išrašykite viską. Organizavimas – tai atskiras žingsnis, kurį atliksite vėliau, šaltu protu.

Kaip išmokti atskirti svarbų nuo skubaus (ir kodėl tai iš tikrųjų svarbu)

Girdėjote apie Eisenhowerio matricą? Net jei taip, tikėtina, kad jos nenaudojate kasdien. O turėtumėte. Ši sistema leidžia kategorizuoti užduotis pagal du parametrus: svarbumą ir skubumą.

Štai kaip tai pritaikyti skaitmeninėje užduočių dėžutėje:

Svarbu ir skubu – tai jūsų prioritetas numeris vienas. Šias užduotis žymėkite raudona spalva arba aukščiausiu prioritetu. Bet čia yra gudrybė – jei viską žymite kaip „labai svarbų”, niekas nėra svarbu. Būkite griežti sau. Tikrai skubių ir svarbių užduočių turėtų būti ne daugiau kaip 2-3 per dieną.

Svarbu, bet neskubu – čia slypi tikrasis produktyvumo paslaptis. Tai užduotys, kurios kuria vertę ilgalaikėje perspektyvoje: strateginis planavimas, mokymasis, santykių puoselėjimas, sveikata. Sukurkite atskirą projektą ar žymą šioms užduotims ir skirkite joms laiko kiekvieną dieną. Net jei tai bus tik 30 minučių.

Nesvarbu, bet skubu – dažniausiai tai pertraukos, kurias sukuria kiti žmonės. El. laiškai, skambučiai, prašymai. Jei įmanoma, delegiuokite arba automatizuokite. Jei ne – grupuokite ir tvarkykite blokais, o ne iškart, kai tik atsiranda.

Nesvarbu ir neskubu – kodėl tai apskritai yra jūsų sąraše? Rimtai, ištrinkite. Arba perkėlkite į „galbūt kada nors” sąrašą, kurį peržiūrėsite kartą per ketvirtį.

Dauguma skaitmeninių užduočių dėžučių leidžia naudoti žymes, spalvas ar prioritetus. Pasinaudokite šiomis funkcijomis, kad sukurtumėte savo Eisenhowerio matricą. Ir štai jums praktinis patarimas: kiekvieną rytą praleiskite 5 minutes peržiūrėdami dienos užduotis ir įsitikindami, kad prioritetai nustatyti teisingai.

Laiko blokavimo technika: kaip sujungti kalendorių su užduočių sąrašu

Čia prasideda tikroji magija. Daugelis žmonių turi užduočių sąrašą ir turi kalendorių, bet šie du įrankiai gyvena atskirai. Tai lyg turėti žemėlapį ir kompasą, bet niekada jų nenaudoti kartu.

Laiko blokavimas – tai metodas, kai kiekvienai užduočiai iš sąrašo priskirkite konkretų laiko tarpą kalendoriuje. Ne tik datą, bet tikslų laiką – nuo ir iki. Skamba paprastai, bet rezultatai stulbinantys.

Kodėl tai veikia? Nes užduotis sąraše – tai tik ketinimas. Užduotis kalendoriuje – tai įsipareigojimas. Kai matote, kad rytoj nuo 10 iki 11 turite blokavę laiką projektui X, jūs faktiškai susitariate su savimi. Ir žmonės daug labiau linkę laikytis susitarimų nei neapibrėžtų ketinimų.

Štai kaip tai įgyvendinti praktiškai:

Sekmadienio vakarą arba pirmadienio rytą peržiūrėkite savo užduočių sąrašą savaitei. Pasirinkite svarbiausias užduotis ir „nuvilkite” jas į kalendorių. Dauguma modernių programų (Todoist, TickTick, Notion) leidžia integruotis su Google Calendar ar Outlook.

Būkite realistiški dėl laiko. Jei manote, kad užduotis užtruks valandą, įtraukite pusantros valandos bloką. Mes visi linkę neįvertinti, kiek laiko iš tikrųjų užtrunka darbai. Geriau turėti papildomo laiko nei vėluoti visą dieną.

Palikite tarpus. Neužpildykite kiekvienos minutės. Tarp blokų turėtų būti bent 15-30 minučių buferiui. Gyvenimas nutinka, ir jums reikia lankstumo.

Ir dar vienas svarbus dalykas: blokuokite laiką ne tik darbui, bet ir poilsiui, pietums, sportui. Jei tai nėra kalendoriuje, tikėtina, kad to nedarysite.

Kontekstiniai sąrašai: dirbtų protingiau, ne sunkiau

Štai scenarijus, kurį tikrai pažįstate: esate parduotuvėje ir staiga prisimenate, kad reikėjo kažką nusipirkti. Bet kas? Grįžę namo atidarote užduočių programėlę ir matote: „Nusipirkti baterijas”. Žinoma.

Arba: sėdite prie kompiuterio, turite 30 minučių laisvo laiko, bet jūsų užduočių sąrašas yra chaotiškas mišinys dalykų, kuriuos galite daryti tik telefonu, arba tik būdami tam tikroje vietoje.

Sprendimas? Kontekstiniai sąrašai. Tai vienas iš galingiausių, bet mažiausiai naudojamų skaitmeninių užduočių dėžučių funkcionalumų.

Sukurkite žymes ar projektus pagal kontekstą:

@namai – užduotys, kurias galite atlikti tik būdami namuose
@darbas – darbo užduotys, kurias reikia daryti biure
@telefonas – skambučiai, kuriuos reikia atlikti
@kompiuteris – užduotys, kurioms reikia kompiuterio
@parduotuvė – pirkimų sąrašas
@energija_aukšta – sudėtingos užduotys, reikalaujančios koncentracijos
@energija_žema – paprastos užduotys, kurias galite daryti pavargę

Dabar, kai esate tam tikroje situacijoje, tiesiog filtruojate užduotis pagal atitinkamą kontekstą. Parduotuvėje? Pažiūrėkite @parduotuvė sąrašą. Turite 15 minučių laisvo laiko ir esate pavargę? @energija_žema sąrašas jums padės.

Tai ne tik sutaupo laiko – tai sumažina sprendimų nuovargį. Jums nereikia kiekvieną kartą galvoti „ką dabar turėčiau daryti?” Sistema jums pasako, kokios užduotys įmanomos dabar, šioje situacijoje.

Reguliarios peržiūros: sistema, kuri pati save prižiūri

Štai tiesa, kurios niekas nenori girdėti: net geriausia sistema neveiks, jei jos neprižiūrėsite. Bet gera žinia – jums nereikia praleisti valandų organizuojant. Pakanka kelių reguliarių peržiūrų.

Kasdieninė peržiūra (5 minutės)

Kiekvieną rytą, prieš pradedant darbą, skirkite 5 minutes peržiūrėti šios dienos užduotis. Patikrinkite, ar prioritetai teisingi. Ar yra kažkas, kas pasikeitė? Ar visos užduotys realistiškos? Jei matote, kad šiandien įtraukėte 15 užduočių, kurios užtruktų 20 valandų – laikas būti realistams.

Vakare praleiskite dar 5 minutes. Pažymėkite, ką padarėte. Perkėlkite nepabaigtas užduotis (bet paklausykite savęs – kodėl nepabaigtą? Gal ji per didelė ir reikia suskaidyti?).

Savaitinė peržiūra (30 minučių)

Tai jūsų produktyvumo stuburas. Kiekvieną savaitę (daugelis žmonių renkasi sekmadienio vakarą arba pirmadienio rytą) atlikite išsamesnę peržiūrą:

– Peržiūrėkite praėjusios savaitės pasiekimus. Pasidžiaukite tuo, ką padarėte!
– Perkėlkite arba ištrinkite tai, ko nepadarėte
– Suplanuokite ateinančią savaitę – kokios yra pagrindinės užduotys?
– Patikrinkite artėjančius terminus
– Peržiūrėkite „galbūt kada nors” sąrašą – gal kas nors tapo aktualu?

Mėnesinė peržiūra (1 valanda)

Kartą per mėnesį pažvelkite į didesnį vaizdą:

– Ar jūsų užduotys atitinka jūsų tikslus?
– Ar yra projektų, kurie nebejuda į priekį? Gal laikas juos atidėti ar atšaukti?
– Ar jūsų organizavimo sistema vis dar veikia? Gal reikia pakoreguoti?

Šios peržiūros gali atrodyti kaip papildoma našta, bet iš tikrųjų jos taupo daugybę laiko. Jos užkerta kelią chaosui, kol jis dar nesusidarė.

Kas toliau: kaip paversti sistemą savo antruoju asmeniu

Dabar turite visus įrankius. Bet žinote, kas yra skirtumas tarp žmonių, kurie skaito apie produktyvumą, ir žmonių, kurie yra produktyvūs? Veiksmas. Įgyvendinimas. Nuoseklumas.

Nereikia diegti visų šių metodų iš karto. Tai būtų kaip bandyti išmokti kalbėti septynias kalbas vienu metu. Pradėkite nuo vieno dalyko. Galbūt tai bus smegenų ištuštinimas šį sekmadienį. Arba kontekstinių sąrašų sukūrimas. Arba tiesiog pasirinkimas, kurią programėlę naudosite.

Suteikite sau dvi savaites įprasiui susiformuoti. Produktyvumo ekspertai sako, kad įprotis susiformuoja per 21 dieną, bet iš tikrųjų tai priklauso nuo žmogaus ir įpročio sudėtingumo. Būkite kantrūs sau.

Ir štai paskutinis, bet galbūt svarbiausias patarimas: jūsų sistema turi tarnauti jums, o ne atvirkščiai. Jei kažkas neveikia – keiskite. Jei kažkokia funkcija tik erzina – naudokite. Produktyvumas nėra apie tobulą sistemą. Jis apie sistemą, kuri padeda jums gyventi geresnį gyvenimą.

Kai jūsų skaitmeninė užduočių dėžutė tampa patikima, kai žinote, kad viskas, kas svarbu, yra užfiksuota ir organizuota, kai nebereikia laikyti visko galvoje – tuomet atsiranda kažkas nuostabaus. Atsiranda erdvės. Erdvės kūrybai, santykiams, poilsiui. Erdvės tiesiog būti, o ne nuolat galvoti „ką dar turiu padaryti?”

Ir galiausiai – tai nėra apie tai, kad padarytumėte daugiau. Tai apie tai, kad padarytumėte tai, kas iš tikrųjų svarbu. Kad gyventumėte sąmoningiau, o ne reaktyviai. Kad valdytumėte savo laiką, o ne leistumėte laikui valdyti jus.

Taigi, ką darysite pirmiausia? Galbūt pradėkite nuo to, kad atidarytumėte savo pasirinktą programėlę ir sukurtumėte pirmąjį projektą pavadinimu „Produktyvumo sistema”. O pirmoji užduotis? „Išbandyti smegenų ištuštinimą šį sekmadienį”. Matote? Jau pradėjote.